金蝶KIS标准版建帐流程

Date:2016-06-18
人气  2585

金蝶KIS标准版(迷你版)建帐流程


一、新建账套

一、输入账套文件名

执行新建账套功能后,系统会弹出新建账套对话框,如图3-1所示。用户可以按照便于识别和记忆的原则输入账套文件名,金蝶KIS迷你版中默认账套文件的扩展名为“AIS”。请记住此文件名称,以便日后打开以此文件命名的账套。


图3-1

系统在打开账套时是按默认扩展名列表的,如果在打开账套操作时找不到所建立的账套,在文件路径无误后,可将“文件类型”改变为“所有文件[*.*]”类型,查看是否输入了非“AIS”的扩展名。

在输入完账套文件名之后,就进入了金蝶KIS迷你版建账向导。

二、账套名称

在建账向导的带领下,第一步就是输入账套名称。

这里需要提醒用户注意的是:账套名称与账套文件名是两个截然不同的概念。账套名称一般是使用该账套的公司名称,用于标识该账套所属的会计主体。账套名称将在输出凭证、账簿、报表等资料时使用,所以在此处请输入单位全称,以防混淆不清。

完成账套名称输入之后,点“下一步”,就进入所属行业选择画面。

三、所属行业

系统内预设了十八个行业的会计科目表及报表,如图3-2所示。本功能的作用是为企业提供预设标准资料,以减轻用户在会计科目和报表设定中的工作量。



图3-2

若已经选择了所属行业,系统将自动为你建立相应行业的会计科目及报表设置。“详细资料”按钮可以让您查看所选行业的预设会计科目代码及名称列表,如图3-3所示。若您的企业所需的会计科目与预设资料有差异,您可在建账完成后,在“会计科目”中进行修改。



图3-3

如果您不想采用系统预设的会计科目及报表资料,您只需选择“不建立预设科目表”选项即可,系统会为您提供一个空白的会计科目表,由您根据自己的需要去建立。

四、确定记账本位币

跟着建账向导,单击“下一步”,进入“记账本位币”录入窗口,如图3-4所示。记账本位币是指一个企业在进行会计核算时统一使用的记账货币。企业在进行经济业务核算时,应确定一种记账本位币,以便于对有关外币业务进行处理。

在这个窗口中,您可以输入记账本位币代码及名称。记账本位币代码长度为3个字符,一般为3个英文字符。本位币名称长度为10个字符,一般为汉字货币名称。这里需要提请用户注意的是:在输入记账本位币代码时尽量不要使用“$”等货币符号。



图3-4

五、确定科目代码级数及长度

确定本位币后,建账向导把我们带进了会计科目结构设计中,如图3-5所示画面。


图3-5

金蝶KIS迷你版中会计科目结构是树形分支结构,按照分支所处的位置分级管理。最上面的是一级科目,最底下则为明细科目。

会计科目由科目编码和科目名称两部分组成。其中,科目编码的最大级别数为10级,每级编码最大位数为15位,所有级次编码累计最大位数为30位。科目名称可以由汉字或字符构成,最大40个字符或20个汉字。您可以根据实际业务需要来设置科目代码级数和各级代码的长度。但若您在前面选择了某个行业的预设会计科目,则一级科目代码长度由系统给出,用户无法修改。

会计科目的级别以及各级长度的确定,应综合考虑各方面的因素,既要便于操作又要为今后的发展留有余地。因为一旦新建账套完成,所设定项目均无法再做任何修改,在此需要提请您特别注意。

六、设定账套期间

建账向导的第一个步骤的最后一项处理是:设定账套会计期间。不同的会计主体可能有不同的会计期间划分。金蝶KIS迷你版提供了十分方便、灵活的账套期间设定功能,可根据企业会计核算管理的不同要求,不同情况人为的划定会计期间。

会计期间的设定操作如图3-6所示,共有会计期间界定方式、会计年度开始日期以及账套启用会计期间三项内容。



图3-6

(一)会计期间界定方式

系统中提供了三种会计期间的界定方式:A.自然月份方式。B.自定义每个会计期间的天数,再选择每个会计年度分为多少个会计期间的方式来界定。C.任意期间数。先确定任意的会计期间数,再单击<会计期间定义>按钮,系统弹出如图3-7所示的窗口,修改您需要的开始日期和结束日期。需要特别说明的是一旦定义好会计期间界定方式后,账套建立以后您对该账套再无法改变会计期间界定方式。



图3-7

我国会计制度规定是以公历年度作为企业的会计年度,自然月份作为会计分期的。但有些国家则不同,他们的起止时间可能是议会开会的时间或宗教节日等。

(二)会计年度开始日期

会计年度开始日期是与会计期间紧密相联的一个重要概念,它用以确定您的账套会计年度的起始日期,此日期将是您的一个会计年度开始和结束的标志。例如,如果选择会计年度开始日期为4月1日,则在每年3月底结账时,系统就会作年结处理。我国制度一般规定会计年度开始日期为1月1日。

(三)账套启用期间

账套启用期间是指用户开始使用金蝶KIS迷你版处理账务数据的那一个期间,通俗地讲,就是用户开始输入数据的那一个年月时间。例如您想用金蝶KIS迷你版处理从2011年3月份开始的账务资料,账套启用期间就应该是2011年3期。

账套启用期间应注意与会计年度开始日期区别开,这两个概念一个是标明账务数据由软件开始处理的期间,而另一个则是账务处理进行年结的标志;另外还要注意将账套启用期间和当前系统日期区别开,系统在输入账套启用期间时一般是默认当前系统日期的,多数情况下这两者是不同的。提醒您在进行此项输入时应加以留意。

七、完成建账

设置完科目结构、本位币以及账套期间等各项参数后,建账向导就即将完成它的使命了,下来的最后一项工作就是按“完成”按钮,结束建账工作。接下来系统就按照您设定的参数新建了一个账套,您就可以对这个账套进行初始设置工作了。

注意:在您按下“完成”按钮之后,我们的建账向导也就不再出现了。下面就进入初始处理功能中了,您就可以对您所建的账套做初始数据录入工作了。

二、初始化账套


4、 初始数据录入
会计之家界面 单击初始数据录入 进入初始数据窗口 录入各科目数据 左上脚人民币▼ 选择“试算平衡表”检验数据是否平衡
试算表平衡后即可
注意:
白色:直接录入数据
黄色:不可直接录入,通过下级明细科目汇总所得
往来业务:(绿色)双击录入,通过增加具体的往来业务资料汇总
注:科目属性为贷方科目,余额录入时用负数表示
固定资产卡片(绿色)双击录入,通过卡片形式编制汇总所得
注:在录入初始数据前必须指定“固定资产减值准备”科目
数量:人民币▼选择录入
外币核算科目录入:人民币▼选择不同币种录入
损益科目数据录入:
累计借方 累计贷方 期初余额 损益实际
帐结 1000 1000 0 1000

表结 1000 1000
试算平衡表:检验数据录入的正确性
启用帐套:启用帐套后即看不见初始化界面,所以一定要保证初始化的完整性、准确性
5、 启用帐套
会计之家界面 单击启用帐套 备份初始数据 完成即可
注意:1、考虑到财务数据的安全性问题,应及时把数据保存下来,即“备份”
2、备份要求做硬盘及软盘双备份
3、备份要求初始化备份内容与日常处理的备份内容分开存放(即备份路径的选择)
4、备份的后缀名称:*.AIB

6、问题:转换到日常处理后,发现初始数据错误,怎样处理?
1) 调用初始化的备份
备份文件不可直接打开使用
必须将备份文件(AIB)转换成账套文件(AIS)
用“恢复”功能来打开备份:日常处理界面 文件—》恢复
2) 引入初始数据的功能
新建空白账套—》引入“源”账套初始数据:空白账套中 文件—》引入—》初始数据
注:源账套必须是启用了(结束初始化)的账套
7、用户管理
1)新建用户组
会计之家界面 “工具”菜单“用户授权” 弹出用户管理窗口
选择“系统管理员组” 用户组设置中新建按钮 输入用户组 确定即可
2)新建用户
会计之家界面 “工具”菜单“用户授权” 弹出用户管理窗口
选择“系统管理员组” 用户设置中新建按钮 输入用户姓 名及安全码 确定即可
3)用户授权
会计之家界面 “工具”菜单“用户授权” 用户管理窗口
选择需授权的用户 单击授权按钮 弹出用户授权窗口 操作权限 权限适用范围“所有用户” 报表权限 科目权限 右上角授权按钮即可
4)更换操作员(两种方法)
A、会计之家界面 “文件”菜单“更换操作员” 弹出用户登录 窗口 在登录窗口用▼ 选择相关操作人员登录
B、会计之家界面 双击右下脚状态条的当前用户 弹出用户登录 窗口 在登录窗口用▼ 选择相关操作人员登录
注意: 系统管理员“Manager”不可删除
manager不可设置其他用户的口令
安全码与密码的区别
只有系统管理员才可设置用户及为其他用户划分权限
若要删除系统管理员组中的用户,必须先进行改组
用户口令的设置必须是自己给自己设置
系统管理员可撤消一般用户的口令
四、凭证模块
1、凭证录入
凭证模块 凭证输入 录入凭证内容 保存凭证
注:结算方式只用于银行存款科目
数量、单价:只用于设置过“数量金额辅助核算”的科目
本月可以录入以后各月的凭证

注:快捷键运用
1、F7 查看代码(查看摘要库、科目代码、往来资料等)
2、复制上一条摘要 小键盘上的 . 点两下
复制第一条摘要 小键盘上的 / 点两下
3、Space(空格键) 切换金额借贷方向
4、Ctrl+F7 借贷金额自动平衡
5、F11 金蝶计算器
6、F12 计算器数据回填功能
7、F8 保存凭证
8、红字凭证制作: 先输数字,后打负号

2、模式凭证
1)保存为模式凭证
凭证模块 凭证输入 录入凭证内容(不保存) “编辑”菜单中“保 存为模式凭证”

2)调入模式凭证
凭证模块 凭证输入 “编辑”菜单中“调入模式凭证” 选择
需要调入的摸板 确定(调入时可将模式凭证设置为新增凭证的初始状态)
注意:凭证数据是日常帐务查询的原始数据,必须保证其数据的准确性。
3、凭证查询
凭证模块 凭证查询 过滤条件 会计分录序时簿
F9:会计分录序时簿中的刷新快捷键
1) 修改凭证
凭证模块 凭证查询 过滤条件 会计分录序时簿 选择 需修改的凭证 工具条上修改按钮 修改后保存凭证即可
2) 删除凭证
凭证模块 凭证查询 过滤条件 会计分录序时簿 选择 需修改的凭证 工具条上删除按钮即可
注:若需删除的凭证不是最后一号凭证,则先作废,需作第二次删除处理.
删除凭证必须处于未审核、未过帐状态
3)凭证审核(以审核人员身份登录即审核与制单人员不可是同一个人)
单张审核
凭证模块 凭证查询 过滤条件 会计分录序时簿 选择 需审核的凭证 工具条上审核按钮 弹出凭证 凭证界面审核 按钮(开关按钮)即可
单张销章
凭证模块 凭证查询 过滤条件 会计分录序时簿 选择 需销章的凭证 工具条上审核按钮 弹出凭证 凭证界面审核 按钮(开关按钮)即可
成批审核
凭证模块 凭证查询 过滤条件 会计分录序时簿 “文 件”菜单下“成批审核”
注:审核后发现错误应如何处理?
将错误凭证反审核--》修改凭证
注:建议凭证是谁审核的就由谁反审核

4)凭证冲销(凭证处于已过帐状态)
凭证模块 凭证查询 过滤条件 会计分录序时簿 “文 件”菜单下“冲销” 弹出红字凭证 保存

4、凭证过帐(记帐)及反过帐
1)凭证过帐
凭证模块 凭证过帐 提示性窗口 下一步至完成
3) 凭证反过帐
会计之家界面 系统管理员身份 快捷键“Ctrl+F11”
注:若凭证在过帐后发现凭证错误应如何处理?
a、 红字冲销:冲销错误凭证自动生成一张红字凭证,补做正确凭证
b、 反过帐:Ctrl+F11,由系统管理员做--》反审核--》修改凭证

五、固定资产模块
涉及固定资产、累计折旧、减值准备科目的凭证不可直接在凭证录入中输入,必须通过固定资产卡片生成凭证
变动资料录入
1、增加:(全部手工录入)基本信息—》折旧减值信息1—》折旧减值信息2—》是否生成凭证?
一张卡片生成一张凭证
多张卡片生成一张凭证(循环前期流程)--》新增
—》记帐凭证--》补全凭证—》确认卡片
2、减少
对以前期间的卡片而言
3、其他变动
A、 对以前期间的卡片而言
B、 一个固定资产在同一期内只能变动一次
C、 只有涉及到金额的变动才能生成凭证
思考:固定资产科目的凭证金额错误,可否修改?
金额是由卡片决定的,如发现金额错误应
修改卡片—》重新生成凭证
月末处理
1、 工作量输入:针对折旧方法为“工作量法”的卡片
2、 计提折旧:机制凭证(自动生成)
3、 报表输出
固定资产卡片的打印:固定资产清单—》文件—》打印固定资产卡片

六、出纳模块(独立使用)
前提:维护—》账套选项—》高级—》出纳—》可以从凭证引入现金、银行日记帐
1、初始设置
现金:录入期初数据
银行:录入帐上期初数据
录入未达帐
2、日常处理
A、 现金日记帐(引入)文件菜单下
B、 现金盘点对帐(帐务数据与出纳模块的对帐)
C、 银行日记帐(引入)文件菜单下
D、 银行对帐单(录入)
E、 银行存款对帐1)手工对帐
2)自动对帐
对帐的基本条件:金额相等,方向相反
F、余额调节表(自动生成)
3、期末轧帐
轧帐
反轧帐:系统管理员会计之家界面—》CTRL+F9
4、支票管理
F、 购置
G、 领用
H、 报销
I、 退票

七、工资模块(独立使用)
前提:职员资料中的职员类别不能够为“不参与工资核算”
职员类别是影响到“工资费用分配”
职员资料中银行帐号影响到“银行代发工资文件”
1、基本设置(核算方法)
A、 工资项目
1) 系统预设项目:通过下拉键选择的都是
2) 自定义项目:手工输入
类型是影响到工资公式设置,文字型是不参与工资数据计算的
B、 计算方法(公式设置)
1) 数字是手工输入的,其他都是选择所得
2) 在运用条件语句时注意语句间的空格
3) 如有“语法错误”,光标定位处即错误处
例如:正确的公式
如果 应税工资<=1000 则 扣个调税=0 如果完
2、数据录入
计算器:统一扣款或统一发放相同金额
黄颜色:自动计算所得
固定项目数据的复制:用于不变动的项目数据
3、费用分配(机制凭证)
如生成的凭证数据有误,如何修改?
原因分析:1、职员卡片中的职员类别、部门设置不完整
2、计算公式设置错误
3、待分配的工资项目数据为0
4、工资数据录入有错误
5、工资费用分配方案设置错误
删除原费用分配凭证—》修改工资数据—》重新生成凭证
4、报表输出
工资条
工资发放表
银行代发工资文件
A、 定义引出内容
执行引出: 文件—》导出代发工资文本文件

八、帐簿(帐证一体化)
总分类帐(只能查看已过帐凭证数据)
明细分类帐(对方科目明细帐的查询)
多栏帐(第一次需要进行设计、所选科目必须是非明细科目)
数量金额总帐(只能查看已过帐凭证数据、只针对有“数量金额辅助核算”的科目)
核算项目分类总帐(以核算项目为主,科目为辅的反向查询报表)

九、往来(对往来科目而言)
1、 核销往来业务(业务编号、金额)
手工核销
自动核销
2、 往来对帐单
3、 帐龄分析表(初始时往来科目设置是影响到帐龄的)

十、维护
1、 初始化延伸的内容
当账套报自己明显无法解决的错误时,用以下方法处理,例如:
报3343号错误
2、 修复账套:灰色界面—》文件菜单下
3、 整理账套碎片:灰色界面—》文件菜单下
4、 关于金蝶(自己使用的版本及版本号)
帮助—》关于
热线电话:63350008*1000,8360,8361,8362,8365,8366,8367
十一、报表
1、 查询报表(过滤条件运用)
2、 自定义报表
常用函数:
*帐上取数:<101:109>.C@1
*运算函数:SUM,AVG,MAX…
表间取数:[损益表]!D8
解释:同一账套内取不同报表间的数据
A、 系统预设报表(上报财政)
自定义报表—》选择需制作的报表—》打开
1)检查公式:查看—》显示公式、显示数据
2)报表数据重算:F9
3)页眉页脚的检查
4)报表输出
B、 自定义报表
1) 格式制作
a、 行列总数的设置:属性—》报表属性
b、 单元融合(合并单元格)
c、 斜线定义
怎样把预览中显示的横线去掉?
属性—》报表属性—》打印选项—》标题行数
2) 页眉页脚制作(5页眉2页脚)
属性—》报表属性—》页眉页脚—》选择具体页眉或页脚
--》编辑页眉页脚
a、 空行的制作:打空格键
b、 分段符
c、 报表期间的制作:&[会计年度]年&[报表期间]月&[最大日期]日
3) 公式制作
a、 公式定义
向导—》制作具体公式内容—》填入公式—》确定—》打钩
如果做公式时提示“#科目或#科目无核算项目”,代表公式错误
b、 公式复制:必须在公式状态下
4) 其他
a、“零”不显示:千分位
* b、查看不同期间的报表数据:查看—》会计期间
c、钩稽关系的定义:说明表间取数
d、报表引出:文件—》引出
e、独立报表文件:只能够在金蝶软件中打开 *.KDS

十二、财务分析
1、 财务状况
分析方式:结构分析,比较分析,趋势分析
2、 损益分析
3、 财务指标
4、 简易报表(自定义科目分析)
新建—》选择分析的科目—》取数类型的选择—》进行分析

十三、套打应用
1、 套打纸张类型
A、 凭证
*上海TR101记帐凭证
上海TR102收款凭证 纸张大小:自定义大小
上海TR103付款凭证 宽度:2800
上海TR104转帐凭证 长度:1400 单位:0.1mm
上海TW101外币记帐凭证
B、 帐簿:
*上海TR201总分类帐(三栏)
上海TR202试算平衡表(汇总) 纸张大小:US standard fanfold 14.7...上海TR211现金日记帐 (美国复写纸)
上海TR211银行日记帐
上海TR211明细帐
上海TR231多栏帐主页(7栏)
上海TR232多栏帐副页(12栏)
2、 套打具体应用流程
A、 凭证套打
1) 维护—》帐套选项—》凭证—》凭证字的定义(对应套打类型)
2) 工具—》套打设置
a) 登记:将匹配的套打格式登记到帐套中
b) 列表:调整纸张类型
c) *设置:单据类型的选择
对应套打纸张的选择
“使用套打”要打钩
偏移量:右、下,数据递减
左、上,数据递增
3) 凭证查询—》过滤条件的选择—》凭证按钮—》打印或预览
注:过滤条件设置a)本位币要与外币分开套打
b)注意凭证字的选择
c)凭证数量控制在15张以下
B、 帐簿
1)工具—》套打设置
a) 登记:将匹配的套打格式登记到帐套中
b) 列表:调整纸张类型
c) *设置:单据类型的选择
对应套打纸张的选择
“使用套打”要打钩
偏移量:右、下,数据递减
左、上,数据递增
2) 帐簿—》选择具体的帐簿—》过滤条件的选择—》文件菜单下
√使用套打—》预览或打印
注:现金、银行日记帐在明细分类帐中打印

十四、备份与恢复
1、 备份
会计之家界面 “文件”菜单下“备份” 选择备份路径
确定即可
为了确保备份数据的完整性,建议初始备份和日常备份数据分开存放在不同的路径下,否则会有影响。

2、 恢复
会计之家界面 “文件”菜单下“恢复” 恢复窗口选择需恢复 的帐套 恢复为窗口输入新的帐套名(不重复的文件名)即可

十五、结帐与反结帐
前提:将所有凭证过帐
1、 期末调汇
结帐模块 期末调汇 输入调整汇率 指定汇兑损益科目
下一步至完成 即生成一张凭证
2、 自动转帐
A、 转入方科目必须指定到最明细,转出方可以是非明细科目
B、 自动转帐可以包含未过帐凭证
C、 自动转帐可以制作多借多贷凭证
D、 调取一个会计年度内的帐务数据,不能跨年度取数

3、 结转损益
结账模块 结转损益 根据系统提示窗口 下一步至完成 即生成一张凭证
4、 结账
结账模块 期末结账 弹出提示性窗口 备份日常帐务数据
下一步至完成
注:注意右下脚的会计期间
年结后不可进行反结账
如果是网络版则不允许多台机器同时进行结账
5、 反结帐
会计之家界面 系统管理员身份 快捷键“Ctrl+F12”
注:结帐后发现凭证错误应如何处理?
若此时报表已上报,则用红字冲销
若未上报,则先反结帐(Ctrl+F12)系统管理员做--》反过帐(Ctrl+F11)系统管
理员做--》反审核(审核人员做)--》修改凭证

注意:年结问题
年结后不可进行反结帐
年结生成的年结文件

十六、现金流量表系统
1、定义方案
2、准备工作
1)定义现金流量表的取数时间段
*2)定义现金类科目及现金等价物
3)提取总帐系统中相关凭证
4)查看所提取的凭证
5)增加或修改现金流量项目
a、 主表、副表项目的增加、修改
b、 特殊项目(一个科目多个流向)
3、指定科目的现金流向(重点及难点)
注意:由于指定过程都是人为主观判断,所以必须有编制手工现金流量表的基础
*1)T型帐户(直接法)
a、 指定各科目数据的现金流向(按科目、凭证等进行指定)
b、 提问:若指定后发现该科目的现金流向指定错误该如何处理?
A、取消所指定的现金项目
B、重新指定
2)副表的编辑(间接法)
a、 在编辑副表前主表数据必须编制完整
b、 副表二中直接根据科目指定副表项目
c、 如果指定后有差异可在项目中修改副表项目的锁定值(即人为调整)
4、报表输出
注:数据完全正确后可进行报表引出

X
TOP